+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Приказ о хранении и выдаче оригиналов документов в организации образец

Утвердить прилагаемые Правила приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами. Настоящее постановление вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования. Премьер-Министр Республики Казахстан. Правила определяют порядок приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда далее - НАФ и других архивных документов ведомственными и частными архивами далее - архив организации. В соответствии с возложенными на организацию задачами и функциями, а также составом образуемой в ее деятельности документации, создаются:. Национальный архив Республики Казахстан, центральные государственные архивы, государственные архивы областей, городов, районов и их филиалы далее - государственные архивы , Архив Президента Республики Казахстан оказывают организациям методическую помощь по внедрению настоящих Правил.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:
ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Основные правила заполнения документов для избежания проблем в суде

Приказ о хранении и выдаче оригиналов документов в организации образец

Утвердить прилагаемые Правила приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами. Настоящее постановление вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования. Премьер-Министр Республики Казахстан. Правила определяют порядок приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда далее - НАФ и других архивных документов ведомственными и частными архивами далее - архив организации.

В соответствии с возложенными на организацию задачами и функциями, а также составом образуемой в ее деятельности документации, создаются:. Национальный архив Республики Казахстан, центральные государственные архивы, государственные архивы областей, городов, районов и их филиалы далее - государственные архивы , Архив Президента Республики Казахстан оказывают организациям методическую помощь по внедрению настоящих Правил.

В организации, штатным расписанием которой не предусмотрены штатные должности работников архива, приказом иным распорядительным документом руководителя организации назначается лицо, ответственное за ведение архива. Для обеспечения сохранности документов в архиве организации осуществляются:. Система мер по организации хранения документов обеспечивает сохранность документов и контроль их физического состояния при поступлении документов в архив организации, при их хранении и передаче на постоянное хранение в соответствующий государственный архив, Архив Президента Республики Казахстан.

Размещение архива организации в приспособленных помещениях в административном здании производится при условии соответствия требованиям огнестойкости, прочности конструкции, санитарно-гигиеническим нормам, наличия отопительных и вентиляционных систем. Помещение для архива организации состоит из:. Архивохранилища размещаются в изолированных помещениях. Посторонние лица допускаются в архивохранилища только с разрешения руководителя организации и в присутствии работника архива организации.

Архивохранилища располагают в отдалении от лабораторных, производственных и складских помещений, связанных с хранением или применением химических веществ или пищевых продуктов.

Архивохранилища оборудуются основными средствами пожаротушения. В системах и средствах пожаротушения помещений архива организации применяют нейтральные, безопасные для документов вещества. В архивохранилищах не допускается применение огня, нагревательных приборов.

Размещение в них газовых, водопроводных, канализационных и других магистральных трубопроводов не допускается. Использование для архивохранилища помещения без окон допускается при наличии естественной или искусственной вентиляции, кратность воздухообмена в час которой составляет Наружные двери помещений архива организации обиваются металлическим листом и имеют прочные засовы.

Архивохранилища в рабочее время закрываются на ключ. В нерабочее время все помещения архива опечатываются или пломбируются. Печать пломбир вместе с ключами сдают на хранение дежурному по организации, охране или в установленное правилами внутреннего распорядка место. Вынос дел, документов из архивохранилища за пределы здания осуществляется только по специальным пропускам в порядке, установленном руководителем организации.

Архивохранилище оборудуется охранной сигнализацией. На окна, расположение которых позволяет доступ извне, устанавливают металлические решетки.

В архивохранилищах прокладывается скрытая электропроводка, используются герметичные штепсельные розетки. Общие и поэтажные рубильники располагают вне архивохранилищ. Документы в архиве организации хранятся в архивохранилищах и размещаются в порядке, обеспечивающем их оперативный поиск в соответствии с учетными документами.

Порядок расположения дел в архиве определяется планом схемой их размещения. Архивохранилища оборудуются основными стационарные или передвижные металлические стеллажи и вспомогательными металлические шкафы, сейфы средствами хранения. Допускается применение деревянных стеллажей при условии обработки их огнезащитными средствами. Для хранения фоно и видеодокументов используются стеллажи из неферромагнитного материала. Стеллажи устанавливают перпендикулярно стенам с оконными проемами, в помещениях без окон - с учетом особенностей помещений и оборудования.

Не допускается размещение средств хранения вплотную к наружным стенам здания и источникам тепла. Расстановка средств хранения осуществляется в соответствии со следующими нормами расстояний:. Дела с управленческой документацией на бумажных носителях информации размещают в картонных архивных коробках, папках или связках. Научно-техническая документация в зависимости от оборудования и форматов чертежей хранится в развернутом, сложенном или ином виде.

Кинодокументы имеют защитные ракорды. Длина начального ракорда составляет 3 метра, длина конечного ракорда - 1, метра. На начальные и конечные ракорды наносится шифровка. Кинодокументы плотно наматываются в рулон на сердечники фотографическим слоем наружу, без выступающих витков на торцах рулона. Направление намотки - с конца на начало.

Фонодокументы на магнитной ленте оформляются ракордами разного цвета в зависимости от скорости воспроизведения записи. На начальный ракорд с нерабочей стороны наносится шифровка.

Документ наматывается на сердечник рабочим слоем наружу с высотой выступающих витков в рулоне, не превышающей 0,05 мм. Направление намотки фонодокумента соответствует вращению сматываемого рулона против часовой стрелки при воспроизведении на магнитофонах. Каждая единица хранения аудиовизуального документа упаковывается в первичную, а затем — во вторичную упаковку.

Первичная упаковка имеет прямой контакт с документом и защищает его от пыли и влаги, а вторичная упаковка — предохраняет документ и первичную упаковку от механических повреждений, света и других воздействий окружающей среды. Упаковки изготовляют из химически инертных, не содержащих хлора, азота материалов, препятствующих появлению биоповреждений, а также не вызывающих повреждений документов или прилипания к ним. Кинодокументы упаковываются в обертку из тонкой бумаги или многослойный пакет из полиэтилена, полиэтилентерефталата и металлическую коробку.

Размер пакета соответствует размеру рулона. Фотодокументы на пленке, фотобумаге, стеклянных фотопластинах упаковываются в конверты из черной светонепроницаемой бескислотной бумаги.

Фонодокументы на магнитной ленте упаковываются в пакет из полиэтиленовой пленки и заводскую коробку или помещаются в полиэтиленовый футляр контейнер с вырезами для этикеток. Аудиовизуальные документы на дисковых носителях укладываются в заводскую упаковку, а затем помещаются в коробочную тару.

Видеофонограммы хранятся в специальной заводской упаковке из прочного полимерного материала. Не допускается размещение документов на полу, подоконниках, лестничных площадках или в неразобранных кипах. Архивохранилища, стеллажи, шкафы сейфы и их полки нумеруются арабскими цифрами.

Стеллажи и шкафы сейфы нумеруются самостоятельно слева направо от входа в архивохранилище, их полки - сверху вниз. Место хранения дел, документов в архивохранилищах указывается в постеллажных топографических указателях. На каждый стеллаж составляется карточка постеллажного топографического указателя по форме, утверждаемой уполномоченным органом. Карточки постеллажного топографического указателя систематизируются в соответствии с нумерацией стеллажей в пределах каждого отдельного архивохранилища.

Все изменения в размещении документов своевременно отражаются в постеллажных топографических указателях. При хранении электронных документов архив организации обеспечивается следующими основными техническими средствами:.

Базовые системные программные средства архива электронных документов включают в себя:. К специальным программным средствам для функционирования архива электронных документов организации относятся:. В архивохранилищах все виды работ с документами проводятся при ограниченных уровнях освещения.

Документы размещаются в первичных защитных средствах хранения архивных коробках, папках, специальных футлярах, пакетах. При естественном освещении на окнах устанавливаются светорассеиватели, регуляторы светового потока, защитные фильтры, шторы, жалюзи или окрашенные стекла.

Для искусственного освещения применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью. Люминесцентные лампы используются при условии урезанного ультрафиолетового участка спектра излучения. В архивохранилищах обеспечивается следующий температурно-влажностный режим:.

В архивохранилищах с нерегулируемым климатом осуществляются соответствующие мероприятия по оптимизации климатических условий на основе рационального отопления здания организации, проветривания и увлажнения осушения воздуха в архивохранилищах. Температурно-влажностный режим в архивохранилищах контролируется путем регулярного измерения параметров температуры и относительной влажности воздуха на основании показаний соответствующих контрольно-измерительных приборов.

В кондиционируемых помещениях измерение параметров осуществляется два раза в неделю, в помещениях с нерегулируемым климатом - три раза в неделю. Контрольно-измерительные приборы термометры, психрометры, гигрометры размещают в главном проходе на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем.

Показания приборов фиксируются в регистрационном журнале, форма которого определяется организацией. Не допускается резкое колебание температуры и влажности в архивохранилищах. В архивохранилищах обеспечивается циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении появление плесени, насекомых, грызунов, пыли. Открывающиеся в теплое время года окна, а также вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах архивохранилищ и наружные отверстия вентиляционных систем оснащаются сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм.

В архивохранилищах не допускаются пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение и использование пищевых продуктов. Не реже одного раза в год проводится обеспыливание стеллажей, шкафов, первичных средств хранения документов. При этом полы, плинтусы, подоконники, цокольные части стеллажей обрабатываются двухпроцентным водным раствором формалина. Не реже двух раз в неделю в архивохранилищах проводится влажная уборка.

Два раза в год до начала и после окончания отопительного сезона документы выборочно архивохранилища подвергают обследованию для своевременного обнаружения насекомых и плесневых грибов. При обнаружении биологических вредителей принимают срочные меры по дезинфекции и дезинсекции помещений силами санитарно-эпидемиологической службы. Документы постоянного хранения с выявленными физическими дефектами основы утрата частей документа, разрывы, отслоение эмульсионного слоя, трещины, царапины или текста регистрируются в журнале картотеке учета физического состояния документов.

В данном журнале данной карточке учета фиксируются виды специальной обработки, необходимые для восстановления документов реставрация, дезинфекция, микрофильмирование, фотореставрация, копирование, перевод в электронный формат , и указываются конкретные меры по улучшению физического состояния документов.

Немедленной передаче на обработку дезинфекцию, дезинсекцию подлежат дела, документы которых поражены плесенью и насекомыми. Дела, документы выдаются из архивохранилищ:. Дела, документы выдаются во временное пользование из архивохранилищ на срок, не более:. Продление установленных сроков выдачи дел, документов во временное пользование допускается в особых случаях с письменного разрешения руководителя организации по письменному подтверждению пользователя о сохранности документов.

На научно-технические документы, подлежащие передаче на постоянное хранение, создается фонд пользования на электронных и иных носителях. Их подлинники из архивохранилищ не выдаются. Правоохранительным органам, органам суда и прокуратуры дела выдаются в порядке, определенном законодательством Республики Казахстан. Выдача дел, документов из архивохранилищ оформляется следующими документами:.

Выдача дел, документов из архивохранилища регистрируется в книгах выдачи документов по форме, утверждаемой уполномоченным органом. Исполненные заказы исследователей хранятся в личных делах исследователей, все прочие - до проведения проверки наличия и состояния дел.

Выдача дел, документов во временное пользование в другие организации оформляется актом, который составляется в двух экземплярах, один их которых остается в архиве организации, другой выдается получателю.

Хранение доверенностей: технология и сроки

В результате деятельности организации создаются документы, имеющие различное значение. Часть из них содержит информацию, которая необходима только для решения какой-то конкретной задачи. После использования этой информации в оперативных целях такие документы теряют свою важность. Дальнейшее их хранение нецелесообразно. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет.

Во-первых, если в организации есть шаблон приказа, зафиксированный Приказ о хранении и выдаче оригиналов документов в организации образец​.

Как организовать централизованное хранение документов?

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. В повседневной деятельности работникам предприятий часто приходится сталкиваться с огромным количеством документов, при этом правила работы с некоторыми из них определяются не только локальными нормативными актами, но и действующим законодательством. А соблюдать его требования, хотим мы того или нет, просто необходимо. Причем зачастую вопрос заключается не столько в нашем нежелании, сколько в незнании отдельных аспектов работы с тем или иным документом. Особенно это касается доверенностей. И если на предприятии порядок подготовки и выдачи доверенностей, как правило, определен это относится к компетенции юридических служб , то порядок их прекращения и сбора тех, срок действия которых истек, а также порядок хранения доверенностей достаточно хаотичны. К тому же и сроки хранения прекращенных доверенностей должны определяться по новому Перечню типовых управленческих архивных документов года.

Приказ о хранении документов в организации: образец

Бесплатная юридическая консультация:. В каждой организации с течением времени скапливаются различного рода бумаги, документы, дела, из которых впоследствии формируется архив. Для того чтобы он содержался в порядке, назначается ответственное лицо. Строго определенных норм по ведению архивов в коммерческих предприятиях на законодательном уровне не установлено. Это означает, что руководство каждой компании вправе самостоятельно разрабатывать данные требования, которые затем включаются в пакет локальных нормативных актов.

Активировать демодоступ. Я работаю в финансовом холдинге, в состав которого входит банк, страховая компания и другие юридические лица.

Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте. Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Только собрав и изучив необходимые материалы, получив полную явность по предмету изучения, четко определив цель издания распорядительного документа, приступают к составлению его проекта. Основное внимание следует сконцентрировать на формулировании основных положений конкретного решения. Сначала нужно сделать это вчерне, а затем отредактировать и уточнить части в порядке согласования. Вопрос На основании какого документа сотрудник получает право заверять копию документа: приказа или доверенности?

.

); приказом Министерства культуры и массовых ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В случае выдачи архивных документов во временное пользование по Форма паспорта архива организации установлена вследствие повреждения текста оригинала: "Так в тексте.

.

.

.

.

.

Комментарии 5
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Евдокия

    Так сказаьи, за неделю сколько то, каюется 700 евроблях растаможено.

  2. bahslafito

    Если захочешь растаможить еще +8500, если не растаможишь и не выедешь то с мая 170 тыс. грн. Назару с ризаром тоже пиздец, сдача на металолом не проканает, только вывоз нахуй!

  3. Устин

    Только не ходите больше на БМ.

  4. Ада

    Действительно, всегда лучше добиваться всего самому. А то, кто поможет, тот и спросит. Я тебе помог, а ты?

  5. Зосима

    Здравствуйте.Уменя такой вопрос ,мне звонят коллекторы ,что на моё имя четыре с половиной года был взят кредит ,к которому я никакого отношения не имею.Офицальнно я не работаю и про какой то кредит услышала от них в первые, они звонят , пишут смс что приедут по прописке и всё заберут,по данному адресу я не проживаю.Помогите пожалуйста.Просто я боюсь за своих близких которые там живут .И что я им должна превести деньги ,через любой мобильнный офис.ответьте пожалуйста,помогите чем сможете.Заранее Спасибо.